給与計算を自社で行うメリットと、見落とされやすい負担

昨今、給与計算ソフトの普及により、以前に比べて自社で給与計算を行いやすくなりました。

従業員の基本情報や勤怠データ、社会保険料などを登録すれば、ソフトが給与額や控除額を自動で計算してくれます。

そのため、「給与計算ソフトを導入すれば、自社でも問題なく給与計算ができる」と考える会社も少なくありません。

もちろん、自社で給与計算を行うことには多くのメリットがあります。

一方で、給与計算ソフトを導入することと、正しい給与計算を継続できる体制を整えることは、必ずしも同じではありません。

今回は、自社で給与計算を行うメリットと、見落とされやすい負担やリスクについて解説します。

自社で給与計算を行う場合のチェックリスト作成のヒントにもなりますので、ぜひ最後までお読みください。

目次

１． 自社で給与計算を行うメリット

２． 給与計算ソフトは「判断」まではしてくれない

３． 社会保険料は、特に間違いが生じやすい項目

４． 見落とされやすい担当者の教育と確認体制

５． 給与計算の間違いによって生じる負担

６． 自社計算か外部委託かは、費用だけで判断しない

７． 大切なのは、自社に合った方法を選ぶこと

８． 給与計算の負担や不安を感じている事業所の方へ

1．自社で給与計算を行うメリット

自社で給与計算を行う主なメリットとして、次のようなものがあります。

• 社内の状況を把握している担当者が迅速に処理できる
• 急な手当や勤怠の修正に対応しやすい
• 従業員の給与情報を社内で管理できる
• 給与計算の外部委託費用を抑えられる
• 給与計算から支給までを社内で完結できる

従業員数が少なく、給与体系や勤務形態がシンプルな会社では、自社計算が適している場合もあります。

必要な知識を持つ担当者がおり、確認体制が整っていれば、自社で給与計算を行うこと自体に問題があるわけではありません。

2．給与計算ソフトは「判断」まではしてくれない

給与計算ソフトは、設定された条件や入力されたデータに基づいて計算を行います。

しかし、その設定や入力内容が正しいかどうかまで、すべて自動的に判断してくれるわけではありません。

たとえば、次のような事項については、給与計算を行う担当者の判断が必要になります。

• 入社した従業員の社会保険料を、いつの給与から控除するか
• 退職時に社会保険料を何か月分控除するか
• どの手当を残業代の計算基礎に含めるか
• 欠勤、遅刻、早退があった場合に、どのように控除するか
• 通勤手当のうち、どこまでが非課税になるか
• 月給者が月の途中で入社・退職した場合の給与をどう計算するか
• 年齢到達に伴う介護保険料の徴収開始・終了をいつ反映するか
• 昇給などによる社会保険料の変更を、いつ給与へ反映するか
• 最低賃金を下回っていないか
• 会社の賃金規程と、給与計算ソフトの設定が一致しているか

ソフトに正しい設定をするためには、社会保険、労働保険、労働時間、割増賃金、所得税などに関する基礎知識が必要です。

誤った条件を設定すれば、ソフトはその条件に従って計算を続けてしまいます。

計算結果がきれいに表示されているからといって、その内容まで正しいとは限らない点に注意が必要です。

3．社会保険料は、特に間違いが生じやすい項目

給与計算の中でも、社会保険料は間違いが生じやすい項目の一つです。

たとえば、月の途中で入社した従業員についても、社会保険料は原則として日割りにはならず、資格を取得した月の保険料が1か月分発生します。

一方、給与から実際に控除する時期については、会社が「翌月徴収」と「当月徴収」のどちらで運用しているかによって変わります。

そのため、給与計算担当者は、少なくとも次の点を把握しておかなければなりません。

• 社会保険の資格取得日・資格喪失日
• 保険料が発生する月
• 会社における社会保険料の徴収時期
• 標準報酬月額と本人負担額
• 保険料率の変更時期
• 定時決定（算定基礎届）や随時改定（月額変更届）などを給与へ反映する時期

給与計算ソフトに保険料額を登録するだけでなく、「誰について、何月分を、いつの給与から控除するのか」を判断する必要があります。

4．見落とされやすい担当者の教育と確認体制

自社で給与計算を行う場合、ソフトの利用料以外にも一定の負担が生じます。

まず必要になるのが、給与計算担当者の教育です。

給与計算に関係する制度は、法改正や保険料率の変更が行われます。

担当者は必要な情報を継続的に収集し、自社の給与計算へ適切に反映しなければなりません。

また、入力を担当する人とは別に、計算結果を確認する人を設けることも時として重要です。

確認者がいない場合、設定や計算方法を誤っていても気づかないまま、同じ間違いが毎月繰り返されることがあります。

さらに、給与計算を一人の担当者だけに任せていると、その担当者が休職・退職した場合や、給与計算の時期に休んだ場合に対応できなくなる可能性があります。

自社で給与計算を安定して続けるためには、担当者の知識だけでなく、ダブルチェックや引継ぎを含む社内体制を整えることも重要です。

5．給与計算の間違いによって生じる負担

給与計算を間違えた場合、差額を支払ったり返金を求めたりすれば、それだけで終わるとは限りません。

状況によっては、次のような対応が必要になります。

• 過去の給与データの確認
• 対象となる従業員と期間の特定
• 給与や残業代の再計算
• 従業員への説明や謝罪
• 不足額の追加支給
• 過大控除した金額の返金
• 社会保険や雇用保険の手続の訂正
• 源泉所得税や年末調整の修正
• 退職者への連絡と精算

一人について一度だけ発生した間違いであれば、影響は限定的かもしれません。

しかし、給与計算ソフトの設定そのものが誤っていた場合には、複数の従業員について、長期間にわたり同じ間違いが続いている可能性があります。

再計算や説明に要する時間、担当者の負担、従業員との信頼関係への影響まで考えると、給与計算の間違いによるコストは、差額だけでは測れません。

6．自社計算か外部委託かは、費用だけで判断しない

自社で給与計算を行うか、外部へ委託するかについて、すべての会社に共通する正解があるわけではありません。

自社に必要な知識と人員があり、安定した確認体制を整えられるのであれば、自社計算が適していることもあります。

一方で、次のような場合には、現在の体制を一度見直してみてもよいでしょう。

• 給与計算について毎月のように判断に迷う
• 入退社や休職などがあるたびに処理方法が分からなくなる
• 計算結果を確認できる人が社内にいない
• 給与計算が特定の担当者に集中している
• 法改正や保険料率の変更を把握しきれない
• 就業規則・給与規程と実際の計算方法が一致しているか分からない
• 担当者が給与計算に多くの時間を取られている
• 計算間違いが起きた場合の対応に不安がある

給与計算を外部へ委託する場合の報酬は、単なるデータ入力やソフトの操作だけに対するものではありません。

個々の従業員の状況に応じて控除時期や計算方法を判断し、法改正にも対応しながら計算結果を確認する業務も含まれています。

自社計算と外部委託を比較する際は、毎月の費用だけでなく、担当者の作業時間、教育、法改正への対応、チェック体制、業務の継続性、計算間違いのリスクなども含めて検討することが大切です。

7．大切なのは、自社に合った方法を選ぶこと

給与計算ソフトは、給与計算を効率化するうえで非常に便利な道具です。

しかし、給与計算ソフトを導入することと、正しい給与計算を継続できる体制を整えることは別の問題です。

自社で給与計算を行う場合には、ソフトの操作方法だけでなく、給与計算に必要な知識を持つ担当者、計算結果を確認する仕組み、法改正へ対応する体制が必要になります。

自社計算と外部委託のそれぞれのメリットと負担を整理し、会社の規模や人員体制、給与体系に合った方法を選ぶことが、給与計算を安心して続けるための第一歩です。

現在の給与計算の設定や運用方法に不安がある場合には、問題が起きてから対応するのではなく、一度、社内の計算方法や確認体制を整理してみるとよいでしょう。

8．給与計算の負担や不安を感じている事業所の方へ

給与計算は、単に勤怠データを給与計算ソフトへ入力し、表示された金額を確認するだけの業務ではありません。

月途中の入退社における給与の日割計算、社会保険料を控除する時期や保険料額の変更、欠勤・遅刻早退、時間外労働、各種手当の取扱いなど、

その月に生じた一人ひとりの状況を確認し、給与へ適切に反映する必要があります。

社会保険労務士事務所アルマでは、顧問先事業所を対象に、継続的な給与計算代行業務を行っています。

当事務所では、給与計算に関する研修やセミナーを継続的に受講し、最新情報の収集と知識の更新を行うことで、給与計算業務の品質の維持・向上に努めています。

「給与計算が特定の担当者に集中している」「判断に迷うことが多い」「計算間違いのリスクや確認作業の負担を減らしたい」と感じている場合には、給与計算を外部へ委託することも選択肢の一つです。

自社計算を続けるか、外部へ委託するか迷われている場合には、現在の給与計算の方法や社内体制を整理するところからご相談いただけます。

事業所に合った方法を検討する際の選択肢として、給与計算代行業務についてもご案内していますのでお気軽にお問い合わせください。